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仕事のメールを効率よく処理する方法

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仕事でやり取りをするメールの処理は非常に重要であるとともに作業を中断してしまう悩ましいものです。適切なメール処理を行うことで仕事でのミスも減らし効率的な作業が可能になります。

メール処理次第で仕事の効率も変わる

仕事で使用するメールを処理することは必ず必要となってきますが、毎日大量にメールが届く人の場合は、メール確認作業だけでかなりの時間を必要とされることになります。
メールと言うものは24時間いつでも送ることが出来ますし、電話のように本人が不在であっても確実に要件を伝えることが出来るものですので、仕事での伝達ミスなどを無くすにも最良も方法といえます。
しかしメールを送った側がきちんと伝えたつもりでも受け取った側がメール処理をしていなければそれは伝わったことにはなりませんし、そのことによる作業の遅れなど大きなトラブルに見舞われる恐れもあります。
それを防ぐためには効率的にメール処理を行うことが重要であり、それを行うことで伝達ミスも防止できますし、仕事の作業効率もアップさせることが出来ます。
メールを処理する場合に重要なのはメールに振り回されないということで、届くたびに確認をしていては作業を中断することになるため、必ずメールを確認する時間を自分で決めることが必要となります。
そうすることでメールに振り回されることが無くなり仕事に集中できますので、確実に作業効率アップになります。
決めた時間だけメール処理を行うことにより無駄な時間を削減できますし、一気にメールを処理することが出来るのでメール処理の効率もアップできます。

メールの未読を残さないことも重要

メール処理を行う場合には必ず全てのメールに目を通すことが重要なポイントとなります。
仕事で送られて来るメールと言うものは、そのほとんどが仕事に関わる大事な内容のものばかりですので、未読メールを残すことは相手からのメールの内容を把握できていないということになります。
それはすなわち必要となる情報を確認しないまま仕事を進めていることになるため、もし仕事の打ち合わせ時間の変更などがあった場合に、それに対処することが出来なくなります。
そのため決めた時間にメールを処理する場合、全てメールを既読状態にすることがとても重要になってきます。
未読のまま放置しておけば、それだけ次のメール確認時に読むメールが増えることになりますし、結果的に非効率的なメール処理になってしまうため未読を残さないということも必要な作業となります。

メール返信は分類してから対処を

メールの中には返信をしなければいけないものも必ず出てきます。
その場合、返信をするタイミングをいつにするのかでも処理の効率は大きく変わっていきます。
メールの中には至急返信を行わなければいけないもの、返信までに猶予があるもの、返信を行う必要が無いものの3つがあり、それをまず分類して分けることが必要となります。
分類することで緊急性を要するメールがどれかも分かりますし、急いで返信しなければいけないメールだけ返信をしておけばよいという状態を作り出せます。
猶予のあるメールは手が空いたときににでも返信すればよいわけですので、まずは緊急性の高いもののみを返信するようにすると効率的なメール処理が出来ます。
それと、返信しなくても良いメールや既読にしたメールに関しては、一定期間を過ぎたら消去するなどメールソフト内から消すことが重要となります。
もちろん消してはいけないメールと言うものもあるとは思いますが、不必要なメールまで残しておくと重要なメールが埋もれてしまい分からなくなるといった恐れもあるので、大量にメールが届く人は定期的にメールの整理と消去を行うようにしましょう。重要なものにはフラグをつけておくことで誤って消すこともなくなりますし、専用のフォルダを作成しその中に保管するのも、削除ミスを防ぎ効率的なメール処理になるでしょう。

eyecatch_065
Roots&Vision編集 (30代前半がメイン)
経歴:

仕事でのモヤモヤや将来への不安がある時、自分にあったロールモデルを探すお手伝いをさせて頂いています。ココロに向き合い想いをカタチにを合言葉に、皆様のキャリアチェンジを応援しています。


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