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仕事の要領が悪い人の3つの特徴

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一つの作業にかかりきりな場合は回りに相談するもしくは後回しにし、業務に余計な手間がかかっている場合は必要な部分だけにしておき効率化を。また机の回りが汚い場合一度整理を行う。

一つのことにかかりきり

仕事の要領が悪い人の特徴の一つとして作業一つ一つの作業にかかりきりといったものがあります。日々の業務において作業は一つきりではありません、次から次へとタスクをこなし時には仲間の業務を手伝ったりと様々です。そんなときに一人がそのような状態では回るものも回りません。このような状態である原因の一つに時間配分がキチンとできていないといった点が上げられます。どんな人でも苦手な作業はありますしもしかしたら当初予定していた作業量では追いつかないといった場合もあるかもしれません、そういった場合にそのまま続けてしまうとこういった問題になりかねません。

こういう場合は今の作業を後回しにしてしまうといった改善策があります、こなさなければいけないタスク量は減ってはくれませんので先に別の作業を終わらせてから落ち着いて取り掛かります。また、後回しにできない場合もありますがこんな時は上司や同僚に相談しましょう。時間がかかり終わらせることが難しい作業なのに一人で抱え込んでしまうといった状況になる場合は回りへの相談ができていないケースも考えられます。相談もなければ回りは難しい作業だとは気づけませんので手伝いようもありません。

時間や手間をかけなくていいところでかけている

いつも行うデイリーな作業や簡単な作業なのに時間がかかっている場合は、もしかしたら時間や手間が必要以上にかかっている場合があります。例えば資料作りで過去のものが有効に使いまわせる場合でも毎回新規で作り直したり、パソコンがあるのに手描きにこだわったりと時間短縮できる場面でそういった選択をしないといったものになります。マニュアルや作業手順は勿論守る必要はありますがそれでもできる箇所は効率化を図るべきです。例えば社内でちょっとした会議とも呼べないような会議で使う資料の場合は毎回完璧なものを求められるわけではありません、必要な情報さえあればいいわけですから過去の資料を参考にもってきたとしても問題にはならないでしょう。また、冗長な書き方をしてしまうと場合だとメールや資料に内容を大量に盛り込んでも実は数行で終わるものだったりとやはり時間の無駄です。常に何を伝えたいのかを考える必要があります。自分用のメモをやたらとキレイに丁寧にとっている場合も注意が必要で、勿論このメモ自体は次回以降の自分の作業に役に立つもになりますがそれでも時間をかけるものではありません、要点だけを書いておいてそれでもちゃんと書きたい場合は時間のあるときにまとめるといいでしょう。

机の回りが汚い

机回りは自分の頭の中の整理具合と同様であると言えるでしょう。そんな机が汚いと仕事の要領も悪い可能性があります。極稀にそんな状態でも要領のいい人はいて、こういった人は机の上がぐちゃぐちゃでも整理はできているということになりますがそれでも多くはありません。TODO用に付箋を机に貼っている人の場合、張り過ぎてどれが優先順位の高いものなのかわからなくなっている可能性があります。こういった場合はいつ誰に依頼された作業なのかも忘れている可能性があります。改善策としてはPCに貼っている場合は上から順に都度優先順位の高いものに入れ替える、時間、依頼者といった必要情報を書き込むといったものになります。資料が入り乱れている場合は必要なときに分からなくなりますので作業別にクリアケースにまとめます。恐らくこれだけで机の上はキレイになるのではないでしょうか。しかしPCはどうでしょうか、デスクトップがファイルやフォルダで一杯ではないでしょうか。こういう場合もファイルの振り分けが必要で大きなものから分けていきましょう。もし分けるのが難しい場合や時間がない場合は日付でフォルダを作っておけば一先ずは問題ないでしょう。

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Roots&Vision編集 (30代前半がメイン)
経歴:

仕事でのモヤモヤや将来への不安がある時、自分にあったロールモデルを探すお手伝いをさせて頂いています。ココロに向き合い想いをカタチにを合言葉に、皆様のキャリアチェンジを応援しています


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