ITエンジニアのスキルアップ

仕事 効率を高める3つのポイント

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仕事の種類や職種によって仕事 効率を高める方法には違いがあります。しかしデスクワークを伴う職種では効率を高める共通の方法もあります。本稿では、この共通的な仕事 効率を高める方法について考察します。

仕事の種類によって多少違いはあるものの、デスクワークを中心とした多くの仕事では、長期で達成すれば良い仕事や、1週間や場合によっては当日処理する必要がある短期の仕事や、それに関連して必要な社内や社外との電話やメールによる調整等を同時進行的に処理する必要があるのが一般的です。

こうした多様な仕事を漏れなく、効率的に推進するには、多様な仕事の推進計画を立て、それを推進すべく日々の仕事の処理の優先順位を付けて活動する事、そして適時のほうれんそう(報告・連絡・相談)を行い、上司や関係部署の力も上手に活用する事が重要であり、共通的なテクニック・ノウハウと言えるでしょう。

こうした事を意識して仕事を推進し、それを習慣と出来れば、仕事効率を高める事が可能となります。以下にこの仕事効率をアップするための3つのステップについて少し詳細に考察します。

仕事の推進計画を立てる

仕事効率を高めるための最初のステップは、やはり仕事の推進計画を立てる事です。月単位の長期の仕事や日単位や週単位の短期の仕事には、その期限に応じて進捗のチェックポイントとなる節目を記載した仕事の推進計画を立案する事です。また、仕事推進のために必要な社内外との連絡や調整事項もこの計画表にに記載します。

この最初のステップは実行している人も多いでしょう。しかし、この計画立案では進捗の自己チェックはできても、仕事効率を高めるには不十分なのです。

仕事効率を高めるためのポイントは、この計画を日々の活動を計画に落とし込み、それを日々自己管理できるようにする事なのです。

具体的には、朝一番に各仕事の進捗を睨んで、今日行うべき具体的な仕事を確認した後、電話やメールでの連絡などを集中的に行い、パラパラと電話やメールのやり取りで仕事が中断・分断される事が無いようにした上で、列挙した仕事を集中して行うのです。

また1日の仕事を終える時、その日の反省を行い、計画表を元に翌日行うべき仕事をメモに列挙します。そして翌朝、そのメモを先に書いたように再確認し、仕事を推進すると言う事を日々繰り返す事が、単純ですが重要なポイントなのです。

効率を高めるキーポイントとしては、計画を毎日の仕事に落とし込み、その進捗を日々確認し、遅れなどを可能な限り早期に取り戻す施策を考えて、次の日の仕事に繋いでいく作業を習慣づける事なのです。

さらにその上で、メモに列挙したその日に推進する仕事に関しても、次項で説明する様に優先順位を付けて仕事をこなしていく事も仕事効率を高めるために重要です。

日々の仕事処理の優先順位付け

次に重要な事は、メモに列挙した日々の仕事の推進・処理の優先順位を付けて仕事を行う事です。朝一番に、前項で書いたように、社内外への連絡や調整を真っ先に集中して行います。これは、その日の自分の作業が中断されて効率を悪化させるのを防ぐ事の他に、さらに重要なポイントです。

会社での仕事の多くは、自分だけで完結できることは少なく、多くの人の協力や準備作業が加わって完結できる事が多いものです。従って、電話やメールでの連絡や調整を優先して行い、他の人に動いてもらうべき要請を最優先で行うのです。

こうした要請をできるだけ早く、上手に行う事で、ある意味で勝手に仕事が進む部分もあるのです。これを放置し、直前になって頼み込むようでは、相手の都合もあり、協力は得られにくく、仕事の効率が結果的に落ちる事に繋がるのです。

これを朝一番に行った後に、その日に割り付けた仕事の項目を、短期の仕事から長期の仕事への順に行いましょう。これは、短期の仕事では遅れた場合は挽回の時間を取る事が難しく、長期の仕事の場合は残業を少し増やしたりして計画的に遅れの挽回を図る事が可能だからです。

報告・連絡・相談は仕事効率を高めるためにも重要

仕事では、ほうれんそう(報告・連絡・相談)は基本だと良く言われます。上司や関連部署に対して適時のほうれんそうを行う事は、自分が自信のない仕事のポイントを上司の指導を早目に受け、仕事の後戻りをしない様にする為や、先にも書いた同僚や関連部門の協力を得る事で効率を高めるためにも重要なのです。

さらに、こうしたほうれんそうをすべてメールで行う人もいますが、メールさえしておけば理解して動いてくれると考えるのは間違いです。内容の重要度や緊急度に応じて面談、電話、メールなどの手段を適切に選択する事も重要です。

以上の様に、簡単な3つのポイントを習慣づける事で、仕事は漏れなく効率良く進める事が出来ます。もちろん、仕事の処理スピードを高めるためには、それぞれの職能に必要なスキルアップは必要ですが、それと共に仕事効率アップのための3つのポイントを習慣づける事がどの職種でも必要でしょう。

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Roots&Vision編集 (30代前半がメイン)
経歴:

仕事でのモヤモヤや将来への不安がある時、自分にあったロールモデルを探すお手伝いをさせて頂いています。ココロに向き合い想いをカタチにを合言葉に、皆様のキャリアチェンジを応援しています。


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