スキルアップ

営業事務とは 仕事内容と必要なスキル

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

営業と言えば外回りをして客先で商談を取り付けてくるイメージですが、オフィス内で事務処理を行う営業事務という職種もあります。外回りの営業担当者のサポートを行う場合を指すこともありますが、他社では扱っていない自社製品を供給しているなど、顧客が安定している会社は客先に出向く必要がないため、主に営業事務のみというスタイルがあるのです。業務内容は主に商品の受発注、見積作成、納期管理、在庫管理、請求書作成などで、「客先から受注する→見積書を渡す→商品を売る→支払いを見届ける」という、すべての流れを全体的に把握しなければなりません。経理をはじめ、資材部、現場など他部門との調整も多いため、全体を理解することが大事な条件になります。また、顧客や取引先に直接対応する場合もあり、特に電話で重要な要件を済ませることも多いので、臨機応変な対応、判断力も必要不可欠な要素です。

仕事内容の詳細とは?

自社で製品を作っている場合、営業の役割は大きく分けて「客先とのやりとり」と「現場とのやりとり」の2つに分かれます。

客先とのやりとり

受注における客先とのやりとりはまず、客先から「この商品はいくらで、いつまでに納品できますか?」という見積依頼から始まります。金額と納期を確認し、客先に見積書を送付します。受注決定した場合は、受注処理を行い、商品を客先に発送します。どこに送るか、誰に請求するのか、全体的な流れを正確に把握する必要があります。発送が完了すると、客先から支払いの連絡があります。会社によって締日や支払日も異なりますので、会社ごとの情報管理、クレーム対応、売上の管理、新規契約など、業務は多岐に渡ります。

現場とのやりとり

受注した自社の製品を製造している場所を現場と呼びます。受注後は社内の他部署または生産工場と連携を取る必要がありますが、製品を作るための材料の発注や在庫の補填なども営業事務の仕事です。製品を売るためには製品を作らなければなりませんので、今度は顧客とは逆に部品を購入する仕入れの立場になります。納品する製品の納期を調整しなくてはならない場合、顧客と社内、双方の立場で考えなければなれませんし、そのためには相手を納得させるような説得力のある交渉力、コミュニケーション力が必要です。

意外と知られていない必要なスキルとは?

語学スキル

自社製品に強みのある会社は、海外の顧客に商品を供給する機会があります。直接の取引を行っていない場合、貿易商社が間に入りますが、英語の取扱説明書を要求されたり、英語の証明書の発行を求められたりすることがありますので、商社では作成できないような書類、資料を作成できる程度の英語スキルが必要です。また、Webサイトを通じて海外から直接電話やメール、FAXでコンタクトを取ってくることもあります。相手が何を求めて連絡をしてきたのか知るためにも、商社を間に挟んでほしいと伝えるためにも、簡単な翻訳スキルと英語は必須です。

綺麗な字が書ける

メールのやりとりが主流になりつつある昨今であっても、OSやソフトのバージョンの差異は広がるばかりで、環境が整っていない中小企業や零細企業も多くあります。どんなにPCスキルがあっても、FAXでのやりとりがメインである場合、直接書き込んですぐFAXで送る、という作業は避けられませんし、電話のメモ、社内の人間への連絡、伝票記入など、手書きで相手に何かを伝える場面と言うのは必ず出てきます。字が汚いと、聞き直す手間が発生したり、相手が数字や住所を見間違えたりなど、致命的なミスや遅延を誘発しますので、綺麗な字を書くスキルは必ず磨いておくべきものです。

データベースの操作

資料作成のためのWord、Excelは勿論ですが、受注や在庫などの膨大な情報を残しておくためにデータベースを使用する会社も増えてきています。在庫管理や情報保管、他のシステムへの利用など、社内でリアルタイムに共有し、正しく保管しておけるメリットがありますが、使い方を誤ると信頼性のないものになってしまうので、それなりの知識が必要になります。紙の資料は1年でかなりの量になりますが、サーバーでの情報管理と並行して念のため紙面の資料も残しておくという会社が多いです。紙の保管には限界があるので、データとして移行することになりますが、どんなに厳重なセキュリティであっても、最新のシステムであっても、自社または規模の小さいシステム会社で管理する場合、数十年単位で毎日のように情報を保管していると、停電や突発的なハプニング、人為的なミスでデータが消えるというリスクは必ずあります。SQL文などを理解していなくても使えるAccessなど、データベースの知識を深めておくことも大切です。

RV_profile画像
Roots&Vision編集 (30代前半がメイン)
経歴:

仕事でのモヤモヤや将来への不安がある時、自分にあったロールモデルを探すお手伝いをさせて頂いています。ココロに向き合い想いをカタチにを合言葉に、皆様のキャリアチェンジを応援しています


充実度

充実度: 0点

業務上で成長実感やマンネリを引き起こす要因である6軸18項目を点数化した数値です。
インタビューイー様のキャリアの分岐点で、
その選択がどのような心理的な変化を産んだのかを点数化しております。

メッセージを送る

このインタビュー記事についてご意見、ご感想などありましたら、
ぜひメッセージをお送りください。

メッセージを送る