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庶務の仕事内容と必要となるスキル

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庶務とはどういった仕事をするのか?また庶務の仕事に必要なスキルとは?今回は庶務の仕事を調査しました。

庶務とは?

会社を安定して運営していく上では、内部の細々とした業務を円滑に行わなくてはいけません。社内業務が滞ればそれだけ会社の運営に支障をきたしますので、そういった業務を受け持つのが庶務と呼ばれる仕事となります。庶務は一般事務とも呼ばれる職業で、会社の総務とは区別をされる仕事となります。総務の場合は会社全体の総合的な業務を受け持仕事となりますが、庶務の場合は総務とは異なり会社の部署ごとの仕事や、事務処理といった仕事、電話応対や来客応対など様々な仕事を担当することになるのが庶務という仕事です。いわゆる何でも屋といった印象が強く、会社に関わる内部業務は庶務が一手に引き受けていると考えても良いでしょう。

庶務の仕事内容

庶務の仕事内容は多岐にわたりますので、何か一つの作業を繰り返すというものではありません。庶務の場合、会社にかかってくる電話対応はほぼ庶務が行うことになりますので、会社の顔という役割も果たすことになります。特に電話対応が悪ければそれだけで会社の印象が大きく損なわれることも考えられますので、庶務の役割は非常に重要となります。電話対応以外にも会社に来られた来客の対応も庶務の仕事となりますので、最低限の人をもてなすビジネスマナーは必要です。会社の伝票整理や会議などで使用する書類や資料の作成も庶務が行う仕事となります。備品の管理や小口金の管理、外出して郵便物を出すといった仕事も庶務が受け持つ仕事となりますので、庶務の仕事は地味なようでかなりハードな仕事内容となります。

庶務に必要なスキル

庶務の仕事を行なう場合、様々なスキルを身につけておく必要があります。これは庶務の仕事が多岐にわたるためで、スキルが多ければ多いほど庶務の仕事を円滑に行なうことが出来ます。最低限必要となるのは電話応対や来客応対の際のマナーで、これが身についていない場合庶務の仕事が非常に難しくなります。もちろん電話応対や来客応対にはコミュニケーション能力も必要不可欠なものとなります。これは受けた電話を社内の社員に取り次ぐ際にも必要となるものですので、コミュニケーション能力が欠けている場合は庶務に向いていないといえるでしょう。コミュニケーション能力は相手の話を正しく聞き理解できることや、それを間違わずに伝えることが出来ること以外にも、自分の言葉で話を出来るということも重要となります。基本的に喋りが得意なほうが庶務の電話業務や来客応対を行う場合に有利です。事務処理も重要な仕事となりますので、もし可能であれば簿記をもっていると庶務を行うにあたり非常に仕事が楽に進めることが出来ますし、庶務の仕事に就く際にも簿記は大きな武器となります。事務処理は庶務の仕事の大半を占める場合もありますし、ミスの許されない重要な仕事ですので、簿記があるとミスを減らすことも出来ます。資料作成や作成した資料のファイリングも必要となりますので、整理整頓を行い見やすい資料のファイリング作業が出来ることも庶務に必要なスキルとなります。生理整頓が出来ない人は庶務の仕事を円滑に進めることが難しいと言えますので、整理が得意な人ほど庶務に向いているといえるでしょう。それとパソコンを使用して作業を行うことになりますので、最低限のパソコンスキルが必要ですし、資料作成や事務処理に当たっては、ワードやエクセルなどを使用することになるため、ワードやエクセルなどのソフトが使用できるかどうかも重要なポイントとなります。庶務の仕事を行なう場合にはこれらの様々なスキルがあるほうが確実に仕事の進み具合が変わってきますし、スキルを仕事の中で身に着けていきスキルアップすることも重要となります。

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Roots&Vision編集 (30代前半がメイン)
経歴:

仕事でのモヤモヤや将来への不安がある時、自分にあったロールモデルを探すお手伝いをさせて頂いています。ココロに向き合い想いをカタチにを合言葉に、皆様のキャリアチェンジを応援しています


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