スキルアップ

要領よく仕事をするための日頃の行動

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仕事を要領よく行うには、日頃の行動が影響していることを意識しなければなりません。ひとつめが会社に余計なものを持ちこまないこと。ふたつめが読書をすることです。

環境が仕事の成果に左右する

私が過去に出会ったとても仕事が出来る人たちには共通点があります。

  • ①机の上にパソコン以外何も置いていない。
  • ②引き出しが空っぽ
  • ③手ブラで会社に来る。

一人は東大卒業→コンサルティングファーム入社。もう一人は専門学校卒業→一部上場企業入社→麻酔科医の女性と結婚して都内のウォーターフロントのマンション購入。ふたりとも人生の勝ち組でしょう。この二人は仕事も出来るし、人望もありました。裏表を感じさせない性格でもありました。①~③のことを聞くと二人とも「必要ないから(モノを置かない)」と言います。書類もないけど、どうしているのか聞くと「全てファイル(データ)で保存しているから」と言います。会議でもらった資料もデータがあれば、すぐにシュレッダーすると言っていました。

仕事に必要な情報は全て彼らの頭の中に保存されているようでした。彼らに仕事の質問をするとすぐに答えが返ってきます。仕事を依頼するとすぐに処理してくれます。断られることもありません。

会社の机の上が戦争状態になっている人がよくいます。すでにどこに何が置いてあるのかよくわからない。探すのにとても時間がかかる。そもそもそんなにモノが必要なのかとも思えます。

仕事に関係ないものを会社に置いておく必要があるのでしょうか。→ ないです。

同じような文具を2つも3つも持っている必要があるのでしょうか。→ ないです。

目を通すことのない昔の資料を紙で保存しておく必要があるのでしょうか。→ ないです。

要領よく仕事をするための第一歩は廃棄です。今すぐ机の上のモノ、引き出しの中のモノを捨てましょう。捨ててもたいして困ることはありません。むしろスッキリした気分で仕事が出来るようになります。カレンダーも必要ないです。Windowsならば、PCの右下の時計をクリックすれば確認出来るでしょう。どうしても必要な書類はスキャンしてPDFファイルで保存しましょう。

日常が仕事の成果に左右する

メールの文章が分かりやすい人は仕事が出来る人が多いです。今やメールなしでは仕事は回りません。わかりやすいメールには3つの特徴があります。

  • ①短文
  • ②日本語の使い方が正しい
  • ③言いたいことが最初に来る

メールをわかりやすく書ける人は読書家です。読書をしない人の文章はひどくわかりにくいです。理由は語彙を知らないから。日本語の構造を理解できていないから。読み手の立場に立たないからです。いずれも読書をしていれば身に付きます。読書と一言に言っても小説だけとは限りません。法律の条文、医学書、専門書と難関な文章を多く読むほど、メールの文章を短くわかりやすくまとめることが出来るようになります。仕事でこれらの専門書を読む機会がない方は、オフの時にも読書を多くするようにしましょう。出来れば難解な文章を読むようにした方が、日本語力は身に付きますが、理解出来ないような文章ばかり読んでいると眠たくなってしまいます。読みやすい本からスタートして、徐々に難しい本に移行するようにしましょう。

新聞を読むことも効果的です。しかし、普段新聞を読まない人は世の中の流れを理解していないので新聞の内容を理解することが難しいです。新聞初心者の方は社説を読むようにしましょう。社説には概要が記載されているので理解がしやすいです。

資格の勉強もオススメします。仕事で直接役に立たない資格でも勉強をすることにメリットがあります。それは論理的に物事を考えるようになることです。資格取得とは勉強して知識を増やし、試験でアウトプットをする作業です。増えた知識は漫然と記憶するだけではなく、理解をする必要があります。理解するためには物事を順序立てて覚える必要があります。物事を順序立てる作業が論理的思考力の訓練になります。論理的に文章を書けるようになれば、人を説得できるメールが書けるようになります。

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Roots&Vision編集 (30代前半がメイン)
経歴:

仕事でのモヤモヤや将来への不安がある時、自分にあったロールモデルを探すお手伝いをさせて頂いています。ココロに向き合い想いをカタチにを合言葉に、皆様のキャリアチェンジを応援しています


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業務上で成長実感やマンネリを引き起こす要因である6軸18項目を点数化した数値です。
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