ITエンジニアのスキルアップ

超できるビジネスマンが日常的に行っているノートのまと方

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講演会やセミナーに出席したり、上司などの指示を仰ぐ際に重要となるのがノートの取り方です。ノート一つで仕事の効率を何倍も上げることができますので、状況に応じて最適な方法を選べるようにしておきましょう。

会議や仕事に関する説明を聞いている時にはノートを取り、上司の話している内容を覚えようと必死になったことがある人は多いのではないでしょうか。中にはノートやメモを取らなくても必要な部分を記憶できると豪語する人もいますが、多くの人はそこまで記憶力が良くありません。どのようなミーティングであってもノートやメモ帳は持ち歩くべきでしょう。聞き逃したことを思い出したい時や、話の内容を復習するためにはノートは不可欠なのです。ノートに書けなかった話の内容を、もう一度上司に質問しても良いですが、人は一度話したことを再び話すことを嫌う傾向がありますので印象が悪くなってしまいます。一回の説明で済むようにできるだけ多くをメモすることは大切になってきます。

あなたに向かって仕事の重要事項を説明している上司であっても頭の中が整理されているとは限りません。したがって、自分で一度話の内容を再び整理し直す必要性があるのです。乱雑になった事柄であっても、自分の頭で整理すれば記憶しやすくなります。そこでノートをまとめるという行為が力を発揮するのです。

ノートは「デジタル」と「アナログ」のどちらが良い?

よく疑問として挙げられる点に、ノートを取る方法は「デジタル」が良いのか「アナログ」が良いのか、という問題があります。

デジタルにもアナログにもメリット・デメリットがありますが、どちらの方法を選択するかは、ノートを取る時間がどれくらいあるかという点と後で共有する必要があるかどうかの点を考慮して判断すると良いでしょう。

会議の議事録を取るような場合は、会議の終了後にすぐに内容をまとめて配布する必要が出てきますのでデジタル一択しかありません。タイピング速度は筆記速度を上回りますので、パソコンを使えばより多くの情報をノートに取ることができます。またデジタル方式であればメールに添付したり、社内の共有フォルダにアップロードしておけば誰でも自由にダウンロードできるようになります。字の判読のしやすさも、字がキレイ・汚いといった点に依存しないのでオススメできます。

現場で上司がさらっと説明するような時や、講演会など長時間に及ぶ話を記録したい場合はアナログ方式に分配が上がります。アナログ方式のメリットは、自由度が高い点にあります。文章だけでなく図や記号を活用して、視覚化したメモを取ることができるのです。こういったビジュアル重視のメモを取ることによって記憶に残りやすくなります。

状況によってデジタルとアナログを使い分けるのが、デキるビジネスマンのやり方なのです。

必須事項を確実にメモする手法とは?

具体的に、ノートを取る方法について説明します。
最優先事項として意識しなければならないのは「5W1H」です。

特に上司が部下に対してやって欲しいタスクを依頼しているようなケースでは、「いつまでに」「どこで」「誰と」「何を」「どうやって」やるのかという点が非常に重要となります。5W1Hには「なぜ」も含まれますが、与えられたタスクを行う理由を尋ねない方が良い場合もあります。そのタスクを行う理由を質問するかどうかは自由ですが、時間がない場合や上司が理由を尋ねる質問を嫌いそうな場合には聞かないようにした方が無難です。

会議・ミーティングなどで内容をまとめる場合には必要ありませんが、上司が仕事を頼んで来た場合にはTo-Doリストを作成します。確実にやっておかなければならないTo-Doリストを作っておき、その場で質問があれば確認しておきます。後で質問するのは大変なので、あらかじめ起こりそうなトラブルなどを想定しておくと良いでしょう。講演やセミナーなどのノートを取るときには、ノートの右にコラムを設けておき、そこに質問事項を列挙しておくことをオススメします。

To-doリストを作成し終えたら、次に行うべきは順番をつけることです。優先順位を決めておかなければ次々と割り込みが発生し、大事な要件を完了することができなくなってしまうからです。基本的な優先順位の決め方は、「締め切り順」です。締め切りが近いタスクほど先に済ませる必要がありますので、優先順位を高めに持っていきます。時間の余裕があるタスクは後回しにしても良いでしょう。

場合によっては複数のタスクを同時進行で行っていくことがありますので、こういった場合には進行中のタスクを時系列に並べたガントチャートを作成します。専用ソフトを使用しても良いですが、エクセルでも作成できますので無理して専用ソフトを用意する必要はありません。ガントチャートで視覚化しておけば、仕事の進捗状況が一目瞭然になります。

ノートに取った内容をいつまでも記憶しておく秘訣

また講演や研修セミナーなどのノートを取る場合には、大切になってくるのがいかに内容を記憶できたかという点になります。せっかく仕事で役立ちそうな良い話を聞いても忘れてしまったら、教わった知識を大事な場面で活かせなくなってしまうからです。記憶する際の一番良い方法は、「マインドマップ方式を改良した」ノートを作成する方法です。マインドマップは関連したキーワードを線で結ぶノートの取り方ですが、これだけでは記憶効率は良くありません。各キーワードをさらに等号や矢印などの記号で結ぶことによってさらに理解が深まります。また特に重要なキーワードには赤線を引くと良いでしょう。「フォン・レストルフ効果」といって、目立つ要素は記憶に残りやすいという性質があります。この性質を利用して、絶対に覚えたい要素に赤線を引いて目立たせておきます。こうすることでさらに記憶力が高まります。

時と場合によってノートの取り方は臨機応変に変えていく必要があります。状況を素早く判断し、最も効率の良い方法を採用すると仕事ができるビジネスマンになれるでしょう。

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Roots&Vision編集 (30代前半がメイン)
経歴:

仕事でのモヤモヤや将来への不安がある時、自分にあったロールモデルを探すお手伝いをさせて頂いています。ココロに向き合い想いをカタチにを合言葉に、皆様のキャリアチェンジを応援しています。


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