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仕事を要領よくやるには

仕事を「要領よくやる」と言うと、純粋な意味としての「巧みに処理をする」の他に、皮肉を込めた意味で「上手く立ち回る」と捉えられる事が有ります。しかし、仕事は要領よくやれるに越したことはありません。ここでは仕事を要領よくやるためにはどうすればいいのかについてご説明いたします。

 

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マニュアルの活用

仕事を要領よくやるには、その仕事の手順を完璧に理解し、その知識と経験によって培われる「熟練」が必要です。
それだけに、新たに担当する仕事を要領よくやれるようになるまでには時間を要します。
そこで必要になるのが、その仕事の手順を記した「マニュアル(手順書)」です。
特に、高度な機器の操作や故障診断等のように複雑な作業には必要不可欠な物であり、記憶だけに頼って行う事の非効率さは言うに及ばず、リスクの低減にも大きなメリットがあります。

また、マニュアルに従って仕事をする事のもう一つのメリットは、手順の均一化による均一サービスの提供が図れる事です。
これを実施している代表的な例が、有名な某ハンバーガーチェーンです。
この会社では、どの店舗のどの店員でも同じ文言によるお客様との対話が出来るようにマニュアル化されていますので、新人アルバイトの早期戦力化にもメリットが有り、お客様にとっても戸惑い無く注文できる点でメリットがあります。

ただ、こうしたアニュアル化された対話にはデメリットも有ります。
もしもお客様からの突然の質問やリクエストが、マニュアルに記載されている事項では無い場合の「臨機応変」な対応が難しいのです。
お客様からの「これに使われている塩の量は?」の質問に対して「知りません、分りません、次の方どうぞ」ではマイナス効果になってしまいますので、せめて「早速確認致しますので、少しお待ち下さい」くらいの対応は必要です。
従って、仕事を要領よくやると言う事は「マニュアルの手順を守る事+マニュアル外の突発事項へ臨機応変に対応する事」と言えるのです。

上手く立ち回る為の下ネゴ

あの人は要領よくやっている、即ち、あの人は上手く立ち回っている、との言葉には確かに皮肉を込めた気持ちが見え隠れしていますが、それは要領よく出来ない人のひがみにすぎません。
仕事には上手く立ち回る事が絶対に必要だからです。
その一つの方法に「下ネゴ」が有ります。
下ネゴとは、予め関係者から内諾を得ておこうとする行為のことを指します。
物事を自分が意図する方向へ導くには、反対者が少ないことに越したことは有りません。

会議などの場で、初耳の提案に対して反対されるケースは少なくありませんが、反対者には個別の反対理由が有り、それを全員の前で述べる事に躊躇する人が多い事も事実です。
例えば、経理担当は販売台数よりも経費削減のメリットに関心が強いでしょうし、人事担当は、人員削減案に対する組合の見解が気になるでしょう。
そしてそれらは全体会議の少ない時間内で話し合うよりも、個別に話し合った方がより相互理解を深める事が出来ますので、個別の下ネゴが効果的なのです。
欧米人は全体会議の場で、誰の前でも自分の意見を率直に言える人が多いとの事からこの下ネゴは日本特有と言われていますが、その日本で仕事を要領よくやるには、やはり「上手く立ち回る事の一つとしての下ネゴの活用」が効果的なのです。

最後に、仕事のみならず物事全てに言える事ですが、「要領よくやる」には「マニュアルに基づいた手順通りの作業」や「突発事項への臨機応変な対応」に加えて「計画づくり」が必要です。
そして優れた計画づくりには物事のプライオリティー付けが必要不可欠です。
個々の作業は手順の理解と経験で要領よく出来ても、今週中、今月中と言った一定期間での全体の仕事を要領よくこなすにはこの「優先順位を付けた計画」が最も重要になります。

 

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