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仕事の要領が悪い人の3つの特徴

一つの作業にかかりきりな場合は回りに相談するもしくは後回しにし、業務に余計な手間がかかっている場合は必要な部分だけにしておき効率化を。また机の回りが汚い場合一度整理を行う。

 

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一つのことにかかりきり

仕事の要領が悪い人の特徴の一つとして作業一つひとつの作業にかかりきりになりがちです。
日々の業務において作業は一つだけではありません、次から次へとタスクをこなし、時には仲間の業務を手伝ったりと様々です。
そんなときに一人がそのような状態では回るものも回りません。
このような状態である原因の一つに時間配分がキチンとできていないといった点が上げられます。
どんな人でも苦手な作業はありますし、もしかしたら当初予定していた作業量では追いつかないといった場合もあるかもしれません。
そういった場合にそのまま続けてしまうと、このような問題に発展してしまいます。

このような場合は、今の作業を後回しにしてしまうという改善策があります。
こなさなければいけないタスク量は減ってはくれませんので、先に別の作業を終わらせてから落ち着いて取り掛かります。
また、後回しにできない場合もありますが、そのような時は上司や同僚に相談しましょう。
時間がかかり終わらせることが難しい作業なのに一人で抱え込んでしまうといった状況になる場合は、回りへの相談ができていないケースが考えられるからです。
相談もなければ回りは難しい作業だとは気づけませんので手伝いようもありません。

また、様々な仕事の優先順位を理解できていない場合も同様の状況に陥りがちです。
自分にとっては重要な仕事でも、上司や同僚からしてみたら「そんなことに時間かけてないでもっと重要なこっちの仕事をやってほしい」と思われてるかもしれません。
このようなトラブルも早めに相談することで避けられます。
もし少しでも自分は仕事の要領がよくないと感じたら、目の前の仕事に手を付ける前に、まずは仕事の優先順位について相談してみることをおすすめします。

時間や手間をかけなくていいところでかけている

いつも行うデイリーな作業や簡単な作業なのに時間がかかっている場合は、もしかしたら時間や手間が必要以上にかかっている場合があります。
例えば資料作りで過去のものが有効に使いまわせる場合でも毎回新規で作り直したり、パソコンがあるのに手描きにこだわったりと時間短縮できる場面でそういった選択をしないといったものになります。

マニュアルや作業手順はもちろん守る必要はありますが、それでもできる箇所は効率化を図るべきです。
例えば社内でちょっとした会議とも呼べないような会議で使う資料の場合は毎回完璧なものを求められるわけではありません、必要な情報さえあればいいわけですから過去の資料を参考にもってきたとしても問題にはならないでしょう。
また、メールや資料に内容を大量に盛り込んでも、実は数行で終わる内容のものもあり、そのような場合もやはり時間を無駄にしています。

自分用のメモをやたらとキレイに丁寧にとっている場合も注意が必要で、もちろんこのメモ自体は次回以降の自分の作業に役に立つもになりますが、それでも時間をかけるものではありません。
要点だけを書いておいて、それでもちゃんと書きたい場合は時間のあるときにまとめるといいでしょう。

机の回りが汚い

机回りは自分の頭の中の整理具合と同様であると言えるでしょう。
そんな机が汚いと仕事の要領も悪い可能性があります。
極稀にそんな状態でも要領のいい人はいて、こういった人は机の上がぐちゃぐちゃでも整理はできているということになりますがそれでも多くはありません。
To Do用に付箋を机に貼っている人の場合、張り過ぎてどれが優先順位の高いものなのかわからなくなっている可能性があります。
こういった場合はいつ誰に依頼された作業なのかも忘れている可能性すらあるのです。

改善策としては、付箋をPCに貼っている場合は上から順に都度優先順位の高いものに入れ替える、時間、依頼者といった必要情報を書き込むといったものになります。
資料が入り乱れている場合は必要なときに分からなくなりますので作業別にクリアケースにまとめます。
恐らくこれだけで机の上はキレイになるのではないでしょうか。

また、PCはどうでしょうか、デスクトップがファイルやフォルダで一杯ではないでしょうか。
こういう場合もファイルの振り分けが必要で大きなものから分けていきましょう。
もし分けるのが難しい場合や時間がない場合は日付でフォルダを作っておけば一先ずは問題ないでしょう。

まとめ

仕事をする上で基準として考えるべきは、自分個人ではなく常に会社や部署、上司や周囲の人々が自分に何を望んでいるのか、ということを意識しましょう。
ここまでで例として挙げさせていただいた内容のほとんどは自分本意な思考の結果に現れている行動といえます。
凝らなくてもいい資料の体裁にこだわるのは自分がこだわりたいからであって、他人にとってはどうでもいいことです。
そんなことに時間をかけるくらいなら、別の事務作業を手伝って欲しいとみんなが思っているかもしれません。
目の前の仕事を完璧に仕上げたいの、途中できりあげるのが気持ち悪い、という自分個人の感情のせいであって、上司は別に依頼している仕事の仕上がりを今か今かと待っているかもしれません。

要領がいいというと聞こえが悪いかもしれませんが、要領がいい人は間違いなく全体的な状況を客観的に判断して、最善の行動をとれる人です。
それは決して悪いことではないので、周囲に要領のいい人がいたら、いいと思える部分を見つけて真似してみましょう。

 

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