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相手を不快にさせない上手な仕事の断り方

自分の限界以上の仕事を引き受けると、自分にも相手にも損をもたらす可能性があります。相手の期待を裏切らないためには、時にはあえて断る勇気も必要です。その際には相手の気持ちを想像しながら発言しましょう。

 

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うまく断れないのはお互いに不幸

あなたは誰かに仕事を頼まれると、つい引き受けてしまうタイプではありませんか? それはあなたの優しさや美徳とも言えますが、自分の限界を超えて引き受けてしまうことが多いようなら要注意です。
その場合、仕事を頼む方からすれば、最初はあなたがとても頼れる(便利な・役に立つ)人間に見えるかもしれません。
しかし、あなたがもともと処理すべき自分の仕事に加え、そうした頼まれごとを山ほど抱えた結果、その処理に時間がかかったり、不完全に終えることしかできなければ、あなたの評価は急降下します。
「自分としては一生懸命やった結果だから仕方が無い」と思うかもしれませんが、ここで視点を逆転してください。
もし、あなたが最近人気の料理店に行った時、とても混雑した店内でさんざん待たされ、しかも出てきた料理が間違っていたら、どんな気分になるでしょう? たとえそれが「すこしでも多くの客に味わってほしい」という善意によるものだとしても、もうそこへは行きたくないと思うのではないでしょうか。
一方、店に入る前に「現在満席で2時間待ちです」と言われて帰ったなら、残念に思うことはあっても、そこまで不快にはならないでしょう。
仕事の場合もこれと同じように、善意や相手への申し訳なさから無計画に引き受け続ければ、最終的にはかえって相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。
いくつかの仕事がおろそかになる程度ならまだマシで、体調を崩して倒れてしまえば、すべての仕事がストップしてしまいます。
そうして信用を失っていけば、誰もあなたに重要な仕事をまかせようとは思わなくなるでしょう。

相手の気持ちを考えながら断る

周囲の信用を失わないためには、自分のキャパシティ(許容量)を知り、その範囲で仕事を引き受けるようにすべきです。
もちろん、「無理だからできない」とストレートに言える相手ばかりではないでしょう。
相手によっては、断り方一つで取り返しのつかない事態が起きることもあるかもしれません。
ですから、相手を不快にさせない上手な断り方を考える必要があります。
うまく断るために最も重要なものは、相手の納得できるような理由です。
長々と自分の状況をすべて説明するのではなく、相手の知っていること、理解してもらいやすいことをピックアップして伝えましょう。
もし自分の努力ではどうにもならないことがあるなら、それを強調するのもおすすめです。
ちなみに、これは頼む側も「断られにくい方法」として使ってくる手で、意識的・無意識的に必ず理由をつけて頼みごとをしてくる相手は手ごわいと言えるかもしれません。
また、相手のタイプに応じて謝罪や感謝の言葉を加えるのも効果的です。
シンプルな手段ですが、すでに謝っている人を責めるのが苦手な人、自分に感謝している相手に強く出られない人に対しては有効な断り方です。
どうしても断ることが難しいと思われる場合には、妥協できるポイントを探すという手もあります。
「3日後まで」「100ページ」といった頼みごとに対して、「6日後ならできます」「30ページまでは用意できます」という妥協案を示すのです。
この時重要なのは、面倒・大変だからできないのではなく、そこが自分のできる精一杯のラインだと相手に信じてもらうことです。
そのためには、最初に述べたような「説得力のある理由」が用意できないと厳しいでしょう。
妥協案を示した結果、相手が「それでは間に合わないから他の人に頼もう」と考えてくれれば大成功ですし、「それだけでも頼む」となった場合でも、本来頼まれるはずだった分量を大きく減らせたことになります。
しかし、場合によってはここから本格的な交渉が始まってしまう可能性もあり、そうなると準備万端の相手に比べ、突然話を持ち掛けられたあなたは不利となるでしょう。
こうした場合や、とっさに適切な理由が思い浮かばなかった場合には、一時返答を保留した方が安全です。
その時も、単に「考えさせてください」と答えるのではなく、「今の作業が終わってからでもよろしいでしょうか?」と他の理由を付け、さらに相手から許可を求めるような形にするなど、相手への配慮を忘れないようにしましょう。

 

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