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要領よく仕事をする人の共通点

仕事を要領よく行う人には、日頃からの行動に共通点があります。様々な共通点がありますが、その中でも大きな特徴はやはり無駄がないということです。どのように無駄なく行動しているか、順にご説明いたします。

 

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環境が仕事の成果に左右する

仕事に関わる、要領よく仕事をする人の共通点には下記のようなものがあります。

要領よく仕事をする人たちに、なぜ①~③のようなことをするのか尋ねると「必要ないから(モノを置かない)」と言います。
デスクなどに書類がない場合に、どのように資料などを管理しているのか尋ねると「全てファイル(データ)で保存しているから必要ない」と言います。
会議でもらった資料もデータがあれば、すぐにシュレッダーするとのことです。

仕事に必要な情報はデジタル化され、彼らはその在り処を覚えておけばいいようです。
そのような人に仕事の質問をすればすぐに答えが返ってきます。
仕事を依頼するとすぐに処理してくれます。
断られることもありません。

会社の机の上が戦争状態になっている人がよくいます。
すでにどこに何が置いてあるのかよくわからない。
探すのにとても時間がかかる。
そもそもそんなにモノが必要なのかとも思えます。
仕事に関係ないものを会社に置いておく必要があるのでしょうか。
それは本来なら必要ないはずです。
同じような文房具を2つも3つも持っている必要があるのでしょうか。
これも必要ありません。
目を通すことのない昔の資料を紙で保存しておくことも同じです。

要領よく仕事をするための第一歩は廃棄です。
今すぐ机の上のモノ、引き出しの中のモノを捨てましょう。
捨ててもたいして困ることはありません。
むしろスッキリした気分で仕事が出来るようになります。
大げさに言えばカレンダーなども必要ありません。
Windowsならば、PCの右下の時計をクリックすれば確認出来るでしょう。
OutlookやGoogleにカレンダー機能も搭載されています。
どうしても必要な書類はスキャンしてPDFファイルで保存するなどして、デジタルデータとして保管しましょう。
そしてそれらの保管場所となるPCのフォルダを分かりやすく整理整頓するのです。

日常が仕事の成果に左右する

メールの文章が分かりやすい人は、仕事が出来る人が多いです。
今やメールなしでは仕事は回りません。
わかりやすいメールには3つの特徴があります。

メールをわかりやすく書ける人は読書家です。
読書をしない人の多くは分かりにくい文章になりがちです。
理由は語彙を知らないから。
日本語の構造を理解できていないから。
読み手の立場に立たないからです。
いずれも読書をしていれば身に付きます。

読書と一言に言っても小説だけとは限りません。
法律の条文、医学書、専門書と難関な文章を多く読むほど、メールの文章を短くわかりやすくまとめることが出来るようになります。
仕事でこれらの専門書を読む機会がない方は、オフの時にも読書を多くするようにしましょう。
出来れば難解な文章を読むようにした方が、日本語力は身に付きますが、理解出来ないような文章ばかり読んでいると眠たくなってしまいます。
読みやすい本からスタートして、徐々に難しい本に移行するようにしましょう。

新聞を読むことも効果的です。
しかし、普段新聞を読まない人は世の中の流れを理解していないので新聞の内容を理解することが難しいです。
新聞初心者の方は社説を読むようにしましょう。
社説には概要が記載されているので理解がしやすいです。
資格の勉強もオススメします。
仕事で直接役に立たない資格でも勉強をすることにメリットがあります。
それは論理的に物事を考えるようになることです。
資格取得とは勉強して知識を増やし、試験でアウトプットをする作業です。
増えた知識は漫然と記憶するだけではなく、理解をする必要があります。
理解するためには物事を順序立てて覚える必要があります。
物事を順序立てる作業が論理的思考力の訓練になります。
論理的に文章を書けるようになれば、人を説得できるメールが書けるようになります。

ブログを読んだり、自分で書いてみることもおすすめです。
TwitterやFacebookで何か投稿してみるのもいいでしょう。
文章を読んだり書いたりする習慣を、気軽にはじめられるところからはじめてみましょう。
そのような中で、どうすれば分かりやすい文章を書けるかという思考が働き、理解しやすいメールを書くことへもつながるはずです。

 

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