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仕事のメールを効率よく処理する方法

仕事でやり取りをするメールの処理は、非常に重要であるとともに作業を中断してしまう悩ましいものです。適切なメール処理を行うことで仕事でのミスも減らし効率的な作業が可能になります。

 

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メール処理次第で仕事の効率も変わる

仕事で毎日メールを使用している人にとって、メール処理はなるべく効率化したいものです。
大量にメールが届けば、メールの確認作業だけでかなりの時間を必要とされることになります。

メールは24時間いつでも送ることが出来ますし、本人が不在であっても確実に要件を伝えることが出来るので、仕事での伝達ミスなどを無くすにはいい方法でしょう。
しかしメールを送った側がきちんと伝えたつもりでも、受け取った側がメール処理をしていなければそれは伝わったことにはなりませんし、そのことによる作業の遅れなど大きなトラブルに見舞われる恐れもあります。

そのようなエラーを防ぐためには、効率的にメール処理を行うことが重要です。
効率的なメール処理によって伝達ミスも防止できますし、仕事の作業効率もアップさせることが出来ます。

メール処理で重要なのはメールに振り回されなことで、届くたびに確認していてはその度に自分の作業を中断してしまうことになります。
それを回避するためには、メールを確認する時間をあらかじめ決めておくことです。
そうすることでメールに振り回されることが無くなり仕事に集中できますので、まずはこれだけでも確実に作業効率アップになります。

メールの未読を残さないことも重要

メール処理を行う場合、必ず全てのメールに目を通すことも重要なポイントです。
仕事で送られて来るメールは、大半が仕事に関わる大事な内容のものでしょう。
そのため、未読メールを残すことは相手からのメールの内容を把握できていないということになり、それはすなわち必要となる情報を確認しないまま仕事を進めていることになってしまいます。

仮に、仕事の打ち合わせ時間の変更などがあった場合などには、それに対処することが出来なくなります。
そのため決めた時間にメールを処理する場合、全てのメールを既読状態にすることが重要です。
未読のまま放置しておけば、それだけ次のメール確認時に読むメールが増えることになります。
それは結果的に非効率的なメール処理になってしまうため、メールを処理するときは未読を残さないことです。

メール返信は分類してから対処を

メールの中には返信をしなければいけないものも必ず出てきます。
その場合、返信をするタイミングをいつにするのかでも処理の効率は大きく変わっていきます。
メールの中には至急返信を行わなければいけないもの、返信までに猶予があるもの、返信を行う必要が無いものの3つがあり、それをまず分類して分けることが必要です。

分類することで緊急性を要するメールがどれかも分かりますし、急いで返信しなければいけないメールだけ返信をしておけばよいという状態を作り出せます。
猶予のあるメールは手が空いたときににでも返信すればいいので、まずは緊急性の高いもののみを返信するようにすると効率的なメール処理が出来ます。

また、返信しなくても良いメールや返信済みのメールは、その場ですぐに消去しましょう。
もし返信後も必要なメールなどは、別フォルダを作成してそちらに移動させましょう。
不必要なメールを残しておくと重要なメールが埋もれてしまいがちです。
大量にメールが届く人は定期的にメールの整理と消去を行うことで、重要なメールとそうでないメールの判別が容易になります。

 

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